Chữ ký số với vai trò là con dấu điện tử của doanh nghiệp được dùng trong việc khai thuế và tất cả các giao dịch điện tử với các tổ chức, cá nhân khác. Vì vậy, mỗi doanh nghiệp khi lựa chọn phiên bản chữ ký này cần hết sức lưu ý và nắm được quy trình, điều kiện cần thiết để đăng ký và sử dụng chi tiết.

1. Thủ tục cần chuẩn bị trước khi đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp

Hiện nay, việc đăng ký chữ ký số doanh nghiệp không quá phức tạp. Khách hàng chỉ cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và làm thủ tục với nhà cung cấp là có thể sở hữu “con dấu điện tử” này. 

Hồ sơ đăng ký bao gồm:

• Bản sao có công chứng của Giấy phép hoạt động hoặc Giấy phép kinh doanh 
• Bản sao có công chứng của Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp
• Bản sao có công chứng Chứng minh nhân dân/Căn cứ công dân/Hộ chiếu của người đại diện theo pháp lý của doanh nghiệp

2. Chi tiết 2 cách đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp

VNPT là đơn vị chữ ký số hàng đầu tại Việt Nam. Với chính sách hỗ trợ, chăm sóc khách hàng tốt, giá cả hợp lý, chữ ký số cho doanh nghiệp của VNPT ngày càng được khách hàng ưa chuộng và tin tưởng sử dụng. Hiện nay VNPT đang phân phối 2 dịch vụ chữ ký số, bao gồm: Chữ ký số VNPT CA và chữ ký số từ xa VNPT Smart CA. 

Để sở hữu một chữ ký số riêng, các chủ doanh nghiệp có thể thực hiện một trong hai cách: đăng ký chữ ký số trực tiếp hoặc đăng ký chữ ký số online. 

2.1. Hướng dẫn đăng ký chữ ký số trực tiếp tại quầy giao dịch

Cách đăng ký chữ ký số đơn giản nhất mà doanh nghiệp có thể thực hiện là tới các điểm giao dịch của VNPT. Quý khách hàng có thể tra cứu điểm giao dịch gần trụ sở của doanh nghiệp nhất để tiến hành nộp hồ sơ.

Bước 1: Chuẩn bị các giấy tờ liên quan

Khách hàng cần chủ động chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ có liên quan để tiến hành đăng ký sử dụng chữ ký số VNPT. Bao gồm:

• Bản sao công chứng giấy phép kinh doanh
• Bản sao Giấy chứng nhận mã số thuế doanh nghiệp
• Bản sao CCCD/CMND của người đại diện theo pháp luật
• Giấy uỷ quyền (Nếu người đăng ký chữ ký số không phải đại diện theo pháp luật).

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký dịch vụ tại quầy giao dịch VNPT

Khi khách hàng cung cấp đủ hồ sơ, nhân viên VNPT tại các quầy giao dịch sẽ ký hợp đồng cung cấp dịch vụ. Sau đó, hợp đồng sẽ được chuyển trực tiếp lên hệ thống của VNPT.

Bước 3: Thiết lập dịch vụ

Nhân viên VNPT sẽ hỗ trợ khách hàng thiết lập cài đặt dịch vụ. Sau đó tiến hành bàn giao thiết bị, hỗ trợ cài đặt và cập nhật chữ ký số lên các trang điện tử mà khách hàng cần nộp hồ sơ điện tử. Cuối cùng, VNPT sẽ bàn giao lại hợp đồng, hoá đơn và giấy chứng nhận chữ ký số của VNPT tới khách hàng.

2.2. Hướng dẫn đăng ký chữ ký số online trên oneSME

Thay vì di chuyển trực tiếp tới những quầy giao dịch, khách hàng của VNPT giờ đây có thể trực tiếp nộp thông tin lên nền tảng oneSME. oneSME là nền tảng của VNPT dành riêng cho doanh nghiệp. Vì vậy, quý khách hàng có thể thông qua nền tảng này để đăng ký, chứng thực dịch vụ chữ ký số chính hãng vô cùng tiện lợi.

Bước 1: Đăng ký tài khoản trên nền tảng oneSME

Khách hàng truy cập website oneSME và tiến hành đăng nhập tài khoản. Nếu chưa sở hữu tài khoản riêng, doanh nghiệp chỉ cần chọn danh mục Đăng ký.

Một form đăng ký thông tin tài khoản sẽ xuất hiện trên màn hình. Khách hàng cần lựa chọn hình thức kinh doanh phù hợp gồm Doanh nghiệp, Hộ kinh doanh hoặc cá nhân để hoàn thành tất cả những thông tin được oneSME yêu cầu. Lưu ý rằng, những thông tin này phải hoàn toàn chính xác để phục vụ cho quá trình đăng ký chữ ký số doanh nghiệp sau này.

Bước 2: Đăng nhập vào website 

Sau khi đã thiết lập xong tài khoản, quý khách chỉ cần nhấp vào đăng nhập, điền đầy đủ Email và mật khẩu đã đăng ký. 

Bước 3: Tiến hành tìm kiếm dịch vụ chữ ký số

Sau khi đăng nhập xong, quý khách trở về trang chủ của oneSME. Tại trang chủ, tiến hành tìm kiếm dịch vụ chữ ký số mà doanh nghiệp mong muốn: chữ ký số VNPT CA (có sử dụng USB Token) hoặc chữ ký số từ xa VNPT Smart CA.

Bước 4: Lựa chọn gói dịch vụ mong muốn

Sau khi giao diện hiện lên đúng dịch vụ chữ ký số, khách hàng tiếp tục nhấp vào “Đăng ký ngay” hoặc “Bảng giá” để cho thể xem chi tiết từng gói dịch vụ. Mỗi gói có cước phí khác nhau với tài nguyên đa dạng, phù hợp với từng quy mô của doanh nghiệp. Lựa chọn “mua ngay” với gói cước mà bạn mong muốn.

Bước 5: Hoàn thành đăng ký

Lúc này, giao diện chính sẽ hiện lên màn hình thanh toán. Quý khách tiến hành thanh toán cho gói dịch vụ mong muốn, xác nhận đã chuyển khoản là hoàn thành việc đăng ký chữ ký số. 

3. 5 lưu ý quan trọng doanh nghiệp cần nắm rõ khi đăng ký chữ ký số

Trong quá trình đăng ký và sử dụng chữ ký số doanh nghiệp, quý khách hàng cần đặc biệt lưu ý tới một số thông tin quan trọng sau:

3.1. Trường hợp doanh nghiệp cần đăng ký chữ ký số

Theo quy định của pháp luật hiện nay, có 3 trường hợp bắt buộc sử dụng chữ ký số mà các doanh nghiệp cần lưu ý. Bao gồm sử dụng hoá đơn điện tử, kê khai, nộp thuế và khi kê khai BHXH điện tử.

• Trường hợp 1: Khi sử dụng hoá đơn điện tử: Các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hoá đơn điện tử khi tiến hành mua, bán hàng hoá hoặc các dịch vụ. (Theo: Thông tư số 32/2011/TT-BTC).
• Trường hợp 2: Khi kê khai và nộp thuế: Các doanh nghiệp Việt Nam phải tiến hành giao dịch với cơ quan quản lý thuế bằng giao dịch điện tử, trừ trường hợp đặc biệt theo quy định của Bộ Tài Chính. (Theo: Nghị định số 12/2015/NĐ-CP).
• Trường hợp 3: Kê khai bảo hiểm xã hội: Các tổ chức, cá nhân thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH sẽ phải kèm theo chứng thư số. (Theo Quyết định 838/QĐ-BHXH).

3.2. Điều kiện để chữ ký số hợp lệ 

Theo quy định tại điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số sẽ có giá trị pháp lý khi:

• Tất cả các văn bản khi được yêu cầu phải có chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định Pháp luật. 
• Các văn bản cần đóng dấu của cơ quan tổ chức sẽ phải bao gồm chữ ký số của cơ quan, tổ chức và đảm bảo theo đúng quy định.
• Cả chữ ký số và chứng thư số nước ngoài phải được Việt Nam cấp phép sử dụng mới hợp lệ. Khi đó, giá trị pháp lý và hiệu lực của chữ ký số, chứng thư số tương tự với dịch vụ được đơn vị Việt Nam cung cấp.

3.3. Nắm rõ chi phí đăng ký chữ ký số

Hiện nay VNPT đang cung cấp cả chữ ký số CA (có USB Token) và chữ ký số từ xa Smart CA. Trước khi tiến hành đăng ký chữ ký số, khách hàng nên tham khảo bảng chi phí được chính nhà cung cấp VNPT ban hành. 

Dưới đây là bảng giá đăng ký mới chữ ký số VNPT CA cho tổ chức, doanh nghiệp áp dụng cho các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp lần đầu đăng ký dịch vụ chữ ký số VNPT để kê khai thuế, hoá đơn điện tử, hải quan, ngân hàng,…

Lưu ý:

• Giá cước trên đã bao gồm 10% VAT.
• Phí thuê bao gói bằng 150% gói chữ ký số có độ dài khóa 1024 bit tương ứng.
• Các gói cước dịch vụ chữ ký số VNPT có thời gian sử dụng càng lâu sẽ có mức giá trung bình mỗi tháng càng giảm. Vì vậy những khách hàng có nhu cầu sử dụng chữ ký số để thực hiện giao dịch điện tử trong thời gian dài nên cân nhắc và lựa chọn gói cước dài hạn nhằm tiết kiệm chi phí.

Lưu ý:

• Giá cước trên đã bao gồm 10% VAT.
• Phí thuê bao gói bằng 150% gói chữ ký số có độ dài khóa 1024-bit tương ứng. 

Bên cạnh giá chữ ký số VNPT CA, độc giả có thể tham khảo thêm giá chữ ký số từ xa VNPT Smart CA. Đây là loại hình chữ ký số không cần sử dụng USB Token, tiện lợi và tối ưu hóa thời gian, công sức ký kết, được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. 

3.4. Lựa chọn địa chỉ cung cấp chữ ký số chất lượng cho doanh nghiệp

Hiện nay có rất nhiều địa chỉ cung cấp dịch vụ chữ ký số cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, VNPT là một trong số những đơn vị đáp ứng được đầy đủ các tiêu chí sau:

• Đảm bảo tính pháp lý: VNPT là đơn vị được Nhà nước cấp giấy phép kinh doanh, cung cấp chữ ký số đầu tiên tại Việt Nam. Để nhận được sự tín nhiệm này, VNPT đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật và các cơ quan chức năng có thẩm quyền.
• Dịch vụ hỗ trợ tận tình: Dịch vụ chăm sóc khách hàng của VNPT luôn được đánh giá cao. Bất cứ thắc mắc nào có liên quan đến quy trình đăng ký, sử dụng và gia hạn chữ ký số doanh nghiệp được gửi tới đều được đội ngũ nhân viên giải quyết trong thời gian sớm nhất.
• Chi phí phải chăng: Mức chi phí đăng ký và gia hạn chữ ký số cho doanh nghiệp tại VNPT vô cùng cạnh tranh. Đơn vị cung cấp nhiều gói cước dài hạn với mức giá rẻ, tiết kiệm tối đa chi phí vận hành cho doanh nghiệp.

3.5. Sau khi sở hữu chữ ký số, doanh nghiệp cần khai báo trên các hệ thống giao dịch điện tử

Sau khi đã sở hữu chữ ký số, doanh nghiệp cần tiến hành khai báo trên các hệ thống giao dịch điện tử được quy định như:

• Khai thuế, hải quan
• Bảo hiểm xã hội
• Nộp thuế, giao dịch ngân hàng
• Hoá đơn điện tử

Tóm lại, VNPT CA có khả năng đáp ứng được đầy đủ những yêu cầu quan trọng về mặt pháp lý, chi phí,…cho các doanh nghiệp lựa chọn đăng ký chữ ký số. Việc sử dụng chữ ký số giúp các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân tiết kiệm tối đa chi phí giấy tờ, thời gian luân chuyển trong hoạt động quản lý công văn, giấy tờ, thư điện tử.

Bài viết trên đây là những thông tin cơ bản và cần thiết về quy trình đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp và những lưu ý quan trọng khi thực hiện, hy vọng có thể mang đến cho các bạn nhiều thông tin bổ ích. Nếu còn thắc mắc nào cần được giải đáp, quý khách hãy liên hệ trực tiếp với chúng tôi theo một trong các kênh sau:

• Website: shop.vnptthanhhoa.vn
• Hotline: 1800 1260/084 hoặc 0847 136 136

Xem thêm: Chữ ký số bảo hiểm xã hội VNPT – Giải pháp tối ưu công tác BHXH cho doanh nghiệp