Chữ ký số mang giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay và con dấu đỏ, đồng thời có thể tích hợp với nhiều phần mềm và nền tảng dịch vụ công, dịch vụ thương mại trực tuyến, giúp doanh nghiệp thực hiện các giao dịch và làm thủ tục hành chính qua mạng rất đơn giản, nhanh chóng, hoàn toàn bảo mật. Để khai thác hiệu quả tính năng của chữ ký số, VNPT xin mời bạn đọc tham khảo ngay 8 ứng dụng chữ ký số trong doanh nghiệp tại Việt Nam.

1. Sử dụng chữ ký số để kê khai thuế, khai báo hải quan

Nhằm tiết kiệm thời gian xếp hàng chờ đợi của doanh nghiệp, cũng như phần nào giảm tải cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ giấy của cơ quan Thuế/ Hải quan, việc sử dụng chữ ký số để thực hiện thủ tục trực tuyến trên cổng dịch vụ công là giải pháp tối ưu để đảm bảo sự nhanh gọn, thuận tiện cho cả hai bên. 

Theo đó, doanh nghiệp không cần in tờ khai mẫu, đóng dấu mộc đỏ và tới nộp trực tiếp tại cơ quan nhà nước. Người đại diện kê khai chỉ cần truy cập và đăng ký tài khoản trên hệ thống cổng dịch vụ điện tử của Thuế/Hải quan, sử dụng chữ ký số để thực hiện các thủ tục hành chính cần thiết mọi lúc mọi nơi như: 

• Kê khai thuế.
• Nộp hồ sơ khai thuế.
• Nộp thuế điện tử.
• Yêu cầu hoàn thuế, được giải quyết hoàn thuế nhanh chóng.
• Nhận thông báo thực hiện nghĩa vụ về thuế của cơ quan Thuế…
• Thực hiện mọi thủ tục hải quan cho hàng hóa nhập khẩu/xuất khẩu (mở tờ khai hải quan, nộp hồ sơ chứng từ, nộp thuế điện tử VAT/ thuế xuất nhập khẩu/ thuế tiêu thụ đặc biệt,…). 

Chữ ký số đã góp phần tạo sự thông thoáng và tăng cường hiệu quả cho các thủ tục hành chính về Thuế/Hải quan. Điều này đã được chứng minh qua các con số VNPT tổng hợp như sau: Giảm được 92% các lỗi đến từ việc xác thực công cụ khác; giảm 86% cho chi phí in ấn, xử lý tài liệu; tiết kiệm hơn 22.000h lao động mỗi năm hay giảm 66% việc thất lạc tài liệu. Đồng thời việc ứng dụng chữ ký số còn giúp tăng 85% hiệu suất làm việc của người lao động. 

Có thể thấy, việc áp dụng chữ ký số để thực hiện thủ tục điện tử đã giúp cơ quan Thuế tăng tốc xử lý hồ sơ, giảm thiểu thời gian chờ đợi của doanh nghiệp. Không những vậy, theo ông Ông Viên Viết Hùng – Phó Cục trưởng Cục Thuế TP. Hà Nội, thủ tục đề nghị hoàn thuế được thực hiện 100% qua mạng, đại diện doanh nghiệp không tiếp xúc trực tiếp với cán bộ Thuế, do đó sẽ loại bỏ tình trạng tiêu cực và đảm bảo sự minh bạch, quy trình giải quyết công bằng cho mọi doanh nghiệp. 

Về phía ngành Hải quan, thống kê năm 2022 của Tổng cục Hải quan khẳng định: Thủ tục điện tử giúp thời gian thông quan hàng hóa trung bình giảm gần 19 phút đối với hàng nhập khẩu và giảm hơn 17 phút đối với hàng xuất khẩu, nhờ đó doanh nghiệp có thể thúc đẩy tiến độ công việc và tối ưu chi phí.

2. Dùng chữ ký số phát hành hóa đơn điện tử

Nhắc tới ứng dụng chữ ký số trong doanh nghiệp thì không thể thiếu hóa đơn điện tử – một loại chứng từ chứng minh giao dịch mua bán hàng hóa thường ngày. 

Theo quy định pháp luật, hóa đơn điện tử của doanh nghiệp muốn đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp thì bắt buộc phải có chữ ký số (ngoại trừ những loại hóa đơn đặc biệt như điện, nước, viễn thông, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền…). 

Loại chữ ký này là yếu tố để kiểm tra, đánh giá và phát hiện tình trạng gian lận, giả mạo hóa đơn. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể linh động lựa chọn ký số từng hóa đơn, hoặc ký tốc độ cao cho nhiều hóa đơn cùng lúc để phát hành theo lô lớn… giúp rút ngắn quy trình phát hành và xử lý, thuận tiện đối chiếu dữ liệu, đồng thời tiết kiệm các chi phí vận hành liên quan, tăng khả năng tiếp cận với khách hàng tiềm năng.

3. Ký kết hợp đồng điện tử với đối tác

Với chữ ký số, doanh nghiệp có thể thực hiện các giao dịch thương mại hoàn toàn trực tuyến. Thay vì hai bên phải di chuyển và trực tiếp gặp mặt tại trụ sở/ chi nhánh công ty, thì các tài liệu như thư ngỏ hợp tác, hợp đồng, thỏa thuận sẽ được gửi đi bằng email đến phía đối tác và được ký kết nhanh chóng bằng thiết bị máy tính hoặc điện thoại thông minh… 

Quy trình này làm giảm các đầu việc thủ công khác như đóng gói thư từ, dán tem, chờ đợi nhân viên bưu điện… đặc biệt tiết kiệm thời gian và tiền bạc trong trường hợp hai bên doanh nghiệp có khoảng cách xa về mặt địa lý như doanh nghiệp ở ngoại tỉnh hoặc công ty nước ngoài, cắt giảm được các khoản tiền xăng xe, ăn uống, chi phí vé máy bay, khách sạn…  Chưa kể, trong trường hợp có sai sót, cần chỉnh sửa hợp đồng thì khoản phí trên có thể càng dôi lên gấp bội. 

Theo thống kê chi phí dựa trên các dịch vụ hợp đồng điện tử tích hợp chữ ký số hiện có trên thị trường, với 1 lần ký kết hợp đồng, doanh nghiệp chỉ cần chi từ khoảng 5.000 – 20.000 VND. Đặc biệt, một số nhà cung cấp như VNPT có mức giá cực kỳ cạnh tranh, chỉ từ 5.000 VND/ 1 lần ký. Có thể nói đây là khoản phí tối thiểu giúp doanh nghiệp tối ưu được lợi nhuận ở mức cao nhất.

Bên cạnh đó, chữ ký số không chỉ rút ngắn thời gian và khoảng cách giao dịch, mà còn gián tiếp mang lại trải nghiệm hài lòng và tăng khả năng giữ chân khách hàng cho doanh nghiệp.

4. Dùng chữ ký số trong kê khai BHXH điện tử

Các phần mềm kê khai BHXH điện tử có sẵn module tích hợp với chữ ký số, giúp doanh nghiệp kết nối và dễ dàng kê khai, nộp hồ sơ hợp lệ tới cổng dịch vụ điện tử của cơ quan bảo hiểm: thực hiện thủ tục thu BHXH, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, yêu cầu giải quyết và chi trả các chế độ, chính sách về thai sản, ốm đau, tai nạn lao động, thất nghiệp… nhằm đảm bảo phúc lợi cho người lao động.

Theo báo cáo của BHXH tỉnh Thái Nguyên, năm 2022 cơ quan tỉnh đã tiếp nhận 1.717.246 hồ sơ, trong đó 98,4% lượng hồ sơ được tiếp nhận trong kỳ, chỉ có khoảng 1,6% hồ sơ chậm khai báo từ kỳ trước chuyển sang, số hồ sơ đã giải quyết là 98.5%. 

Số liệu trên cho thấy việc sử dụng chữ ký số để kê khai BHXH điện tử giúp doanh nghiệp chủ động và kịp thời thực hiện nghĩa vụ đóng bảo hiểm bắt buộc, tránh bị truy thu tiền chậm nộp và lãi chậm nộp. Cũng như giúp cơ quan nhà nước tiết kiệm thời gian xử lý, nhanh chóng trả kết quả để doanh nghiệp kịp thời chi trả các khoản thụ hưởng chính sách bảo hiểm cho người lao động.

5. Sử dụng chữ ký số để xác thực nguồn gốc dữ liệu điện tử

Chữ ký số được tạo lập dựa trên cơ sở hạ tầng khóa công khai (PKI) – một khung mã hóa giúp bảo vệ dữ liệu và chứng thực thông tin, đảm bảo chúng đã được xác minh và qua đó không thể bị sửa đổi, giả mạo hoặc xóa bỏ.

Khi nhận một tệp tài liệu có chứa chữ ký số từ một tổ chức bất kỳ, doanh nghiệp có thể sử dụng tính năng “Xem thông tin chứng thư số” để truy ngược lại nguồn gốc, xác định danh tính, địa chỉ IP của đối tượng đã ký, thời gian ký tài liệu, hiệu lực của chữ ký,… từ đó biết được văn bản có đáng tin cậy hay không. 

Việc xác thực trên có thể thực hiện qua các phần mềm chữ ký số chuyên dụng cho phép đọc chữ ký, hoặc dùng các website hỗ trợ kiểm tra chữ ký số hợp lệ. 

Khi một tệp dữ liệu PDF, XML… có chữ ký số đã được xác thực về nguồn gốc thì chúng hoàn toàn có giá trị pháp lý ngang hồ sơ giấy đóng dấu mộc đỏ của doanh nghiệp, và có thể đệ trình lên Tòa án trong trường hợp giải quyết các tranh chấp thương mại hoặc vụ kiện hành chính.

6. Ứng dụng chữ ký số trong các giao dịch chứng khoán

Chữ ký số là cách nhanh nhất để thực hiện các giao dịch chứng khoán, mua bán cổ phần trên mạng. 

Theo thống kê tháng 3/2019, Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước đã ứng dụng chữ ký số để phục vụ cho các giao dịch trong 133 dịch vụ công trực tuyến thuộc các hệ thống như: Hệ thống giám sát giao dịch chứng khoán (MSS), hệ thống công bố thông tin trên thị trường (IDS), phần mềm quản lý báo cáo thống kê nội bộ, hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý nhà đầu tư nước ngoài (FIMS)/quản lý công ty chứng khoán (SCMS)… 

Do đó, doanh nghiệp đã có chữ ký số có thể thực hiện các thủ tục hành chính và các giao dịch môi giới, mua bán chứng khoán rất nhanh chóng, có thể kể đến:

• Chào bán, phát hành cổ phiếu, trái phiếu.
• Chào mua công khai.
• Đăng ký cung cấp dịch vụ giao dịch chứng khoán trực tuyến.
• Gửi báo cáo và công bố thông tin của các công ty đại chúng cho Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước. Văn bản được ký số và gửi bằng email.
• …

7. Ứng dụng chữ ký số trong đấu thầu, mua bán  

Đấu thầu, mua bán cũng là hoạt động nổi bật của ứng dụng chữ ký số trong doanh nghiệp, giúp rút ngắn quy trình, đồng thời nâng cao tính cạnh tranh công bằng, chống gian lận trong hoạt động đấu thầu. Các ứng dụng phổ biến có thể kể tới:

• Doanh nghiệp mời thầu: Đăng tải thông báo mời thầu, thông báo mời dự sơ tuyển nhà thầu, kết quả mở thầu, thông báo hủy thầu, văn bản trả lời các yêu cầu làm rõ hồ sơ dự thầu…
• Nhà thầu, nhà đầu tư: Ký hồ sơ dự sơ tuyển nhà thầu, ký xác nhận hồ sơ năng lực dự thầu, gửi văn bản yêu cầu làm rõ hồ sơ dự thầu, văn bản trả lời về việc làm rõ hồ sơ dự thầu, hợp đồng giao kết với chủ đầu tư…
• Chủ đầu tư: Ký văn bản xác nhận hủy thầu, phê duyệt kết quả chọn nhà thầu, giao kết hợp đồng với nhà thầu…
• Cơ quan nhà nước: Ký quyết định phê duyệt dự án đấu thầu, ký quyết định hủy thầu, giải quyết các kiến nghị của doanh nghiệp liên quan đến hoạt động đấu thầu…

Đặc biệt, doanh nghiệp có chữ ký số hợp lệ sẽ được xác thực ngay về danh tính mà không cần đợi cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, từ đó được chấp thuận để đăng ký, tương tác trên cổng e-GP – Hệ thống đấu thầu qua mạng quốc gia. Ngoài ra, các tài liệu hồ sơ dự thầu có chữ ký số sẽ được đảm bảo về độ an toàn, bảo mật nhờ quá trình mã hóa dữ liệu đạt chuẩn. 

Không dừng lại ở đó, các doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để đấu thầu qua mạng cũng ghi nhận quá trình đấu thầu trên e-GP ổn định, thông suốt ngay cả với tổ chức đấu thầu ở các địa phương vùng sâu vùng xa. So với hoạt động đấu thầu trực tiếp, doanh nghiệp đăng nhập vào hệ thống e-GP có thể dễ dàng tra cứu, cập nhật thông tin hoạt động thầu một cách chính xác, minh bạch – kể cả đối với các gói thầu chia thành hàng nghìn phần.

Một báo cáo của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Hải Dương khẳng định, trong năm 2022, tỷ lệ tiết kiệm đấu thầu (trong lĩnh vực hàng hóa, dịch vụ tư vấn, phi tư vấn, gói thầu xây lắp) đạt tới 3,44%, tăng 2,44% so với năm 2020 – đã cho thấy hiệu quả đáng kể của hoạt động đấu thầu, mua bán qua mạng.

8. Thực hiện giao dịch trên các nền tảng điện tử hành chính công

Không giới hạn ở việc kê khai Thuế, khai Hải quan, kê khai BHXH, chỉ với một chữ ký số duy nhất, doanh nghiệp có thể thực hiện giao dịch trên nhiều cổng thông tin điện tử, cổng dịch vụ hành chính công khác như: 

• Giao dịch ngân hàng
• Cổng dịch vụ của Kho bạc Nhà nước
• Nộp hồ sơ xin phép hoạt động cơ sở giáo dục, cơ sở khám chữa bệnh y tế, đơn vị xuất bản…
• Làm thủ tục khai sinh, khai tử, đề nghị cấp các loại giấy tờ/chứng chỉ trên cổng dịch vụ công trực tuyến của Chính phủ. 

Để góp phần đẩy mạnh xã hội công dân số và chính phủ số, hiện tại, nhiều nhà cung cấp chữ ký số như VNPT đang triển khai rất nhiều ưu đãi, dành riêng cho khách hàng có giao dịch ký số trên các cổng dịch vụ hành chính công của mọi ban ngành. 

Cụ thể, VNPT hiện đang triển khai chương trình miễn phí cung cấp chữ ký số miễn phí cho mọi công dân. Khi đăng ký và xác thực thành công chữ ký số từ xa VNPT SmartCA, người dùng sẽ được miễn phí khi thực hiện thao tác ký số trên hơn 40 cổng dịch vụ công trực tuyến. 

VNPT CA – Giải pháp chữ ký số toàn diện, đảm bảo tính pháp lý cho doanh nghiệp

Là giải pháp chữ ký số đầu tiên ra mắt thị trường Việt Nam, chữ ký số VNPT CA do Tập đoàn Viễn thông VNPT phát triển được đánh giá là mang lại hiệu quả toàn diện, được đảm bảo về mặt pháp lý:

• An toàn và đáng tin cậy: VNPT CA được xây dựng dựa trên cơ sở hạ tầng khóa công khai PKI và hệ mã hóa RSA – tiêu chuẩn bảo mật tiên tiến được chứng nhận và áp dụng trên phạm vi toàn cầu. 
• Được pháp luật bảo đảm, bảo vệ: VNPT được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép, chứng nhận là tổ chức đủ điều kiện để cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số. Chữ ký số VNPT CA đáp ứng đầy đủ các quy chuẩn kỹ thuật và tiêu chuẩn bắt buộc, giúp doanh nghiệp an tâm sử dụng để giao dịch. 
• Hiệu quả về thời gian và chi phí: Với VNPT CA, doanh nghiệp có thể thực hiện đàm phán ký kết hợp đồng với đối tác và thực hiện các thủ tục hành chính qua mạng 100%, giúp tiết kiệm tối đa thời gian làm việc, giảm thiểu chi phí đi lại, vận hành. 
• Tiếp cận nhiều cơ hội kinh doanh: Chữ ký số VNPT CA được pháp luật Việt Nam chứng nhận và có thể sử dụng ở môi trường kinh doanh toàn cầu, giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận nhiều mối quan hệ hợp tác và mua bán quốc tế. 
• Chi phí phù hợp: Tùy theo nhu cầu sử dụng cụ thể, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong nhiều gói chữ ký số VNPT CA với mức giá chỉ từ 550.000 đồng và thời hạn sử dụng 1 năm, đi kèm theo đó là nhiều tính năng tiện ích và đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật tận tình. Có thể thấy chi phí thực sự cho việc sử dụng chữ ký số công cộng là rất nhỏ so với lợi ích mà dịch vụ đem lại.

Ngoài chữ ký số VNPT CA sử dụng USB Token, các doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần một giải pháp ký số linh hoạt hơn, tốc độ cao hơn, có thể ký theo lô lớn và ký từ xa mọi lúc mọi nơi trên mọi nền tảng di động hoặc máy tính bảng, thì có thể lựa chọn giải pháp VNPT SmartCA (chữ ký số không cần USB Token). 

VNPT SmartCA được đánh giá là giải pháp ưu việt hơn VNPT CA vì người dùng không cần phụ thuộc vào thiết bị Token. Ngoài ra, chữ ký số từ xa VNPT đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn eIDAS nghiêm ngặt của châu Âu, mang tới trải nghiệm sử dụng “vừa tiện lợi, vừa an toàn”.

Ứng dụng chữ ký số trong doanh nghiệp là vô cùng đa dạng, vì vậy dịch vụ chữ ký số công cộng của những đơn vị uy tín như VNPT luôn được nhiều doanh nghiệp hướng đến và tin dùng. Mang nhiều ưu điểm nổi bật cùng mức chi phí hợp lý, chữ ký số VNPT chính là giải pháp chuyển đổi số không thể thiếu, đáp ứng nhu cầu sử dụng đa dạng, phù hợp với mọi doanh nghiệp vừa và nhỏ, các doanh nghiệp lớn, tập đoàn đa quốc gia. 

Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào cần được giải đáp về chữ ký số, bạn đọc có thể liên hệ đội ngũ tư vấn theo một trong các kênh sau:

• Website: https://onesme.vn 
• Hotline: 1800 1260 hoặc 0847 136 136.

>>Xem thêm: Hướng dẫn 3 cách kiểm tra chữ ký số hợp lệ đơn giản, nhanh gọn