Chữ ký số hóa đơn điện tử là chữ ký số do hai bên mua bán hàng hóa/cung ứng dịch vụ ký trên hóa đơn điện tử. Khác với ký tay truyền thống, chữ ký số được tạo ra bằng phần mềm có kết nối với nền tảng phát hành hóa đơn. Chúng cũng là yếu tố bắt buộc để xác định một hóa đơn điện tử có hợp pháp và hợp lệ, có đủ điều kiện để giao dịch và thanh toán hay không. Tuy nhiên trong một số trường hợp nhất định, có 5+ loại hóa đơn điện tử không cần phải có chữ ký số.

1. Trên khía cạnh pháp luật, không phải khi nào cũng bắt buộc có chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Theo quy định của pháp luật, việc sử dụng chữ ký số là bắt buộc hoặc không bắt buộc tùy thuộc vào từng trường hợp và loại hóa đơn được phát hành. 

Trường hợp BẮT BUỘC sử dụng

Các đơn vị kế toán, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế qua mạng thì trên hóa đơn bắt buộc phải có chữ ký số của bên bán thì mới được coi là hợp lệ. Các loại hóa đơn điện tử trong trường hợp này bao gồm:

• Hóa đơn giá trị gia tăng.
• Hóa đơn bán hàng.
• Hóa đơn điện tử bán tài sản công.
• Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
• Hóa đơn điện tử ở dạng tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền cước vận chuyển, chứng từ dịch vụ ngân hàng (có mã của cơ quan Thuế).
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

Theo quy định tại Điểm b, Khoản 7, Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đối với các loại hóa đơn trên, chữ ký số của bên bán và bên mua được sử dụng như sau:

• Bên bán là tổ chức, doanh nghiệp: Dùng chữ ký số của tổ chức, doanh nghiệp.
• Bên bán là cá nhân tự kinh doanh, hộ kinh doanh: Dùng chữ ký số của cá nhân/người được ủy quyền hoặc đại diện theo pháp luật của hộ kinh doanh.
• Bên mua là đơn vị kế toán, cơ sở kinh doanh, đảm bảo đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số và đã thỏa thuận với bên bán về việc này: Dùng chữ ký số của bên mua. 

Trường hợp không bắt buộc

Trong mọi trường hợp, chữ ký số hóa đơn điện tử là không bắt buộc đối với bên mua. Việc bên mua ký số vào hóa đơn được thực hiện theo thỏa thuận với bên bán nếu đáp ứng được điều kiện đã nêu ở phần trên. 

Ngoài ra, theo Khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một số trường hợp hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký số của đơn vị phát hành bao gồm:

• Hóa đơn điện tử bán hàng đối với mặt hàng là xăng dầu, điện, nước, viễn thông, bán cho bên mua là cá nhân không kinh doanh. 
• Hóa đơn điện tử có dạng tem, vé, thẻ không có mã của cơ quan Thuế.
• Chứng từ dịch vụ vận tải hàng không (vé máy bay) xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử, lập theo thông lệ quốc tế và bán cho người mua là cá nhân không kinh doanh (không áp dụng đối với người mua là cá nhân thuộc tổ chức kinh doanh, cá nhân thuộc tổ chức không kinh doanh).
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan Thuế (dùng tại trung tâm thương mại, siêu thị, cửa hàng bán lẻ hàng tiêu dùng, dịch vụ nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, các dịch vụ vui chơi giải trí khác…). 
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

2. Nếu không bắt buộc, có nên sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử không?

Mặc dù có nhiều trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số của bên mua hoặc bên bán, tuy nhiên việc sử dụng chữ ký số vẫn được Nhà nước khuyến khích trên toàn dân nhờ các ưu điểm mang lại.

Đối với cá nhân

 Ưu điểm: 

• Mỗi cá nhân được cấp một chữ ký số hợp lệ riêng biệt, xác thực rõ ràng danh tính, không sử dụng chung với người khác. 
• Không chỉ giới hạn ở hóa đơn điện tử, một chữ ký số của cá nhân dễ dàng thực hiện được mọi giao dịch trên môi trường số, không cần mất thời gian di chuyển, xếp hàng nộp hồ sơ trực tiếp. Giao dịch được ký đảm bảo an toàn và tin cậy. 
• Đặc biệt, cá nhân sử dụng giải pháp chữ ký số VNPT SmartCA được miễn phí hoàn toàn khi thực hiện các thủ tục hành chính, yêu cầu cấp giấy tờ nhân thân, nộp thuế điện tử… trên 40 cổng dịch vụ công trực tuyến của các cơ quan trực thuộc Chính phủ. Chữ ký số cũng góp phần rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục và chờ đợi kết quả.
• Cá nhân có thể lựa chọn giải pháp ký số từ xa không cần dùng thiết bị vật lý USB Token, thủ tục đăng ký online toàn trình, miễn phí, đơn giản và tiện lợi. 

Một số hạn chế:

• Chữ ký số cá nhân vẫn chưa được áp dụng rộng rãi đối với người dân.

Đối với doanh nghiệp, cơ quan nhà nước

Ưu điểm:

• Các thỏa thuận, giao dịch hợp tác kinh doanh, thủ tục hành chính được thực hiện hoàn toàn trực tuyến, không cần di chuyển đi lại. Dễ dàng xử lý một lượng lớn tài liệu hàng ngày. Một chữ ký số duy nhất có thể kết nối với nhiều phần mềm và nền tảng trực tuyến. 
• Mức độ bảo mật rất cao, giúp bảo vệ tuyệt đối các dữ liệu, thông tin quan trọng của các bên, tránh nguy cơ bị sao chép hoặc giả mạo.  
• Có thể truy xuất nguồn gốc dữ liệu. Hóa đơn điện tử lưu trữ nội bộ trong tổ chức, doanh nghiệp thì có thể xác định được ai là người soạn thảo, ký hóa đơn đó. 
• Tối ưu chi phí vận hành văn phòng như phí mực in, giấy, bảo trì máy in, vận chuyển thư từ, nộp hồ sơ lên cơ quan hành chính, lưu kho và bảo quản chứng từ, chi phí đi lại sinh hoạt của đối tác…
• Dễ dàng ký kết văn bản, hợp đồng ngay mọi lúc chỉ với một vài nút bấm trên máy tính/điện thoại. Giúp tiết kiệm tối đa thời gian chờ đợi, đặc biệt là khi người được yêu cầu ký đang ở địa phương khác. 
• Dễ dàng kiểm tra, theo dõi trạng thái của các tài liệu cần ký số (đã được ký hay chưa, thời gian ký vào lúc nào…). Từ đó góp phần đẩy nhanh tiến độ các công việc quan trọng và cấp bách. 
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng, tăng lượng khách hàng thân thiết, đặc biệt hiệu quả đối với các doanh nghiệp hoạt động ở địa phương kém sầm uất, ở vùng sâu vùng xa.
• Chữ ký số đảm bảo tính chính xác và độ xác thực của tài liệu, đảm bảo tính pháp lý ngang với giấy tờ có chữ ký tay và con dấu đỏ. Doanh nghiệp có thể sử dụng văn bản có chữ ký số cho mọi giao dịch, thủ tục hành chính, giải quyết tranh chấp Tòa án… 
• Chữ ký số tạo sự thông thoáng và nhanh gọn khi triển khai các thủ tục hành chính, giảm ách tắc, quá tải hồ sơ cho cơ quan Nhà nước. 

Một số hạn chế khi sử dụng chữ ký số doanh nghiệp:

• Chữ ký số là dịch vụ có thời hạn sử dụng. Doanh nghiệp cần để ý thời gian hiệu lực của chữ ký và thực hiện gia hạn kịp thời. Nếu không chữ ký số của doanh nghiệp sẽ trở nên vô giá trị.

• Chữ ký số được cung cấp bởi các tổ chức, dịch vụ kém uy tín có thể bị giả mạo, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong quá trình kiểm chứng, xác minh độ tin cậy của tài liệu.
• Một số phần mềm chữ ký số có thể gặp lỗi kết nối, lỗi không tương thích với trình duyệt web, lỗi cấu trúc, lỗi đường truyền… khiến quá trình thực hiện thủ tục hành chính bị gián đoạn. 
• Các doanh nghiệp sử dụng chữ ký số có USB Token sẽ bị phụ thuộc vào thiết bị này và không thể ký tài liệu trên điện thoại/máy tính bảng. Hiện nay nhiều doanh nghiệp đã khắc phục nhược điểm trên bằng cách đăng ký dịch vụ chữ ký số từ xa không cần USB Token và cho phép ký số đa nền tảng.

Như vậy, so với một số hạn chế nhỏ, việc sử dụng chữ ký số vẫn mang lại nhiều lợi ích thiết thực và lâu dài cho tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân. Chúng giúp công việc được thực hiện hiệu quả hơn, tiết kiệm cả thời gian, tiền bạc và không gian lưu trữ, đồng thời mang lại khả năng bảo mật tốt hơn. 

Ngoài ra, một hóa đơn hợp lệ có chữ ký số sẽ có giá trị pháp lý ở hầu hết các quốc gia trên toàn cầu, giúp người dùng phòng tránh được những rủi ro liên quan trong trường hợp xảy ra tranh chấp. 

Sử dụng chữ ký số cũng chính là sự lựa chọn cần thiết để bắt kịp xu hướng thời đại công nghệ chuyển đổi số trên toàn cầu. Theo Quyết định số 749/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt “Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”, Nhà nước đã và đang khuyến khích người dân đăng ký chữ ký số để thực hiện mọi hoạt động cá nhân trực tuyến. 

Giải đáp một vài thắc mắc về chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Để hiểu rõ hơn về bản chất của chữ ký số, mời bạn đọc tham khảo giải đáp của VNPT cho một số thắc mắc phổ biến của người dùng về loại chữ ký này.

Câu hỏi 1: Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số hóa đơn điện tử không?

Có. Doanh nghiệp có thể đăng ký tạo lập nhiều chữ ký số hóa đơn điện tử. Tuy nhiên cần lưu ý chữ ký số phải được ký trong khoảng thời gian chứng thư số vẫn còn hiệu lực. Ngoài ra, doanh nghiệp phải khai đầy đủ các mẫu chữ ký số lên hệ thống của Tổng cục thuế. 

Câu hỏi 2: Hóa đơn điện tử hợp lệ có cần thiết phải có chữ ký của người mua hàng?

Không. Hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký số của người mua, ngoại trừ hai trường hợp:

• Bên mua là đơn vị kế toán.
• Bên mua đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn kỹ thuật để ký số và đã tự thỏa thuận với bên bán về việc này. 

Câu hỏi 3: Tính xác thực của hóa đơn có được đảm bảo khi chữ ký số doanh nghiệp hết hạn 

Không. Khi chữ ký số gần hết hạn thì doanh nghiệp phải kịp thời gia hạn, nếu không sẽ không thể tiếp tục sử dụng chữ ký để thực hiện các giao dịch. 

Ngoài ra, khi chữ ký số hết hạn, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số sẽ cập nhật tình trạng hết hiệu lực lên hệ thống dữ liệu có kết nối với cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế. Trong trường hợp người mua tiến hành xác thực các tài liệu trước đó thì sẽ biết tài liệu được ký bởi một chữ ký số đã hết hiệu lực, điều này sẽ làm giảm độ tin cậy và uy tín của đơn vị phát hành hóa đơn. 

Câu hỏi 4: Chữ ký số có thực sự là công cụ “bảo chứng” độ tin cậy của hóa đơn điện tử không?

Có. Chữ ký số được xây dựng dựa trên các quy định pháp lý và tiêu chuẩn kỹ thuật công nghệ toàn cầu, đảm bảo 4 tính chất:

• Cung cấp bằng chứng xác minh danh tính của người ký.
• Đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu (dữ liệu không bị thay đổi kể từ khi hóa đơn được ký).
• Ràng buộc nghĩa vụ pháp lý, chống chối bỏ các tài liệu điện tử đã ký
• Tuân thủ và đảm bảo tính pháp lý ngang với chữ ký tay và con dấu đỏ của tổ chức, doanh nghiệp.

VNPT – Dịch vụ chữ ký số tốt nhất hiện nay

Như đã đề cập, chữ ký số hóa đơn điện tử là công cụ đảm bảo tính pháp lý tuyệt đối cho các giao dịch mua bán. Người dùng chỉ cần lưu ý lựa chọn chữ ký số được cấp bởi đơn vị uy tín, đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật toàn cầu.

Tại Việt Nam, tập đoàn VNPT là đơn vị được cấp phép cung cấp giải pháp chứng thực chữ ký số (VNPT CA) đầu tiên tại VN. Đồng thời VNPT cũng là đơn vị đầu tiên trên cả nước được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép đối với dịch vụ chữ ký số từ xa (VNPT SmartCA).

Chữ ký số VNPT có đầy đủ các chứng nhận và công nghệ phù hợp để đảm bảo:

• Tính toàn vẹn: Sử dụng công nghệ mã khóa RSA và cơ sở hạ tầng khóa công khai PKI, chữ ký số đảm bảo tính bảo mật và an toàn. Khi đã ký số, dữ liệu trên hóa đơn điện tử không thể bị sửa đổi dưới bất kỳ hình thức nào trong suốt quá trình truyền nhận dữ liệu. 
• Tính xác thực: VNPT CA sử dụng cặp khoá theo đúng chuẩn mã hoá RSA, trong khi đó VNPT SmartCA đáp ứng tiêu chuẩn eIDAS của Châu Âu về nhận dạng và tin cậy điện tử, đảm bảo thông tin bắt nguồn từ chính người ký. Người nhận hóa đơn có thể sử dụng chứng thư số của chữ ký đó để kiểm tra danh tính người ký, tình trạng chữ ký, tính hợp lệ, hợp pháp của chữ ký… nhằm biết được hóa đơn đã nhận có đáng tin cậy không. 
• Tính chống chối bỏ: Người ký bị ràng buộc nghĩa vụ pháp lý, không thể chối bỏ việc đã ký vào hóa đơn. 
• Tính bảo mật: Chữ ký số hóa đơn điện tử VNPT đảm bảo mức độ bảo mật cao, khả năng được bảo vệ mạnh mẽ:
  • Có cơ sở hạ tầng, trung tâm lưu trữ dữ liệu đạt chuẩn, có hệ thống hoạt động dự phòng.
  • Mã hóa dữ liệu trong quá trình truyền và ở trạng thái nghỉ với các kết nối TLS và mã hóa AES 256-bit. Truy cập và truyền dữ liệu qua HTTPS.
  • Tường lửa và hàng rào an ninh mạng phát hiện sớm và ngăn chặn các cuộc tấn công từ tin tặc và các phần mềm độc hại.
  • Có quy trình sao lưu dữ liệu an toàn. 
  • Cung cấp tính năng kiểm soát quyền truy cập và nhiều tùy chọn xác thực cho người ký. 
  • Xác minh chữ ký, không thể thay đổi tình trạng chữ ký sau khi đã ký lên hóa đơn. 
  • Tuân thủ luật pháp, quy định và các tiêu chuẩn kỹ thuật hiện hành.

Có thể thấy, tùy theo từng trường hợp mà chữ ký số hóa đơn điện tử là yếu tố bắt buộc hoặc không bắt buộc. Tuy nhiên, việc sử dụng chữ ký số cho mọi chứng từ, tài liệu là điều được khuyến khích nhờ khả năng giúp doanh nghiệp kiểm tra và xác thực độ tin cậy của tài liệu, đồng thời đảm bảo dữ liệu được gửi đi một cách an toàn, tránh nguy cơ bị kẻ xấu đánh cắp, giả mạo. 

Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào cần được giải đáp về chữ ký số, bạn đọc có thể liên hệ đội ngũ tư vấn theo một trong các kênh sau:

• Website: https://onesme.vn
• Hotline: 1800 1260 hoặc 0847136136

 >>Tham khảo: Hướng dẫn ký hợp đồng điện tử VNPT chuẩn nhất