Chữ ký số thông thường sẽ có hạn sử dụng từ 1-2 năm tùy theo gói dịch vụ mà khách hàng đăng ký. Người dùng cần thường xuyên kiểm tra hạn chữ ký số để gia hạn kịp thời, tránh bị gián đoạn giao dịch. 5 cách kiểm tra hạn chữ ký số sau đây sẽ giúp người dùng dễ dàng nhận biết thời hạn sử dụng còn lại của chữ ký số và gia hạn kịp thời.

1. Kiểm tra hạn chữ ký số qua Hotline của đơn vị cung cấp

Đây là cách kiểm tra thời hạn chữ ký số đơn giản, người dùng chỉ cần liên hệ tới số Hotline của đơn vị cung cấp. Sau đó, trình bày mong muốn kiểm tra hạn chữ ký số với nhân viên tư vấn. Khi tiếp nhận được thông tin từ phía khách hàng, nhân viên tư vấn sẽ kiểm tra và thông báo lại với khách hàng về thời hạn chữ ký số.

Ví dụ: Nếu bạn lựa chọn sử dụng chữ ký số VNPT Thanh Hóa thì có thể gọi qua số Hotline miễn phí 1800 1260 để được giải đáp về thời hạn chữ ký số nhanh chóng. 

2. Kiểm tra hạn chữ ký số qua hợp đồng chữ ký số

Khi đăng ký hoặc gia hạn dịch vụ chữ ký số, người dùng sẽ được bên đơn vị cung cấp giải pháp chữ ký số cung cấp các hồ sơ, hợp đồng liên quan. Trong hợp đồng sẽ có các thông tin cụ thể về thời hạn sử dụng chữ ký số, mức giá, thời điểm cần gia hạn,… Tại mục thông tin thời hạn sử dụng chữ ký số, người dùng sẽ biết được thông tin về thời hạn còn lại của chữ ký số. 

3. Kiểm tra hạn chữ ký số qua phần mềm quản lý USB Token

Kiểm tra thời hạn chữ ký số qua phần mềm quản lý USB Token là một trong những cách kiểm tra chữ ký số còn hạn không rất tiện lợi và dễ thực hiện. Mỗi USB Token sẽ có một phần mềm quản lý riêng và có những sự khác biệt nhất định vì giao diện phần mềm khác nhau. Tuy nhiên, những bước kiểm tra hạn chữ ký số qua phần mềm quản lý USB Token cơ bản là giống nhau.

Trong khuôn khổ bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ cách kiểm tra hạn chữ ký số VNPT để bạn dễ dàng thực hiện với ứng dụng chữ ký số của mình: 

• Bước 1: Khách hàng cắm USB chữ ký số vào máy tính.
• Bước 2: Chạy chương trình quản lý USB Token (VNPT Token Manager) đã được cài đặt sẵn vào máy tính. Sau đó bấm vào mục “Chứng thư số”.

•  Bước 3: Nhập mã pin của USB Token

 Rồi bấm vào chứng thư số tên của đơn vị mình để xem thời hạn sử dụng chữ ký số. 

• Bước 4: Khi bảng chứng thư số hiện ra, bạn chọn “General”, thời hạn sử dụng chữ ký số từ ngày…. đến ngày… sẽ hiển thị ở đây. Thông qua đó, bạn sẽ biết được thời hạn sử dụng chữ ký số của mình. 

4. Kiểm tra hạn chữ ký số qua tờ khai được ký điện tử

Ngoài những cách kiểm tra chữ ký số còn hạn không đã đề cập bên trên thì người dùng có thể xem hạn chữ ký số qua các tờ khai được ký điện tử từ chính chữ ký số đó. Các tờ khai có thể xem được hạn chữ ký số là: tờ khai thuế, tờ khai bảo hiểm, tờ khai hải quan…

Sau đây là các bước kiểm tra thời hạn chữ ký số trên tờ khai thuế, các tờ khai khác cũng thực hiện tương tự. 

• Bước 1: Người dùng truy cập vào trang http://nhantokhai.gdt.gov.vn/ và đăng nhập tài khoản của doanh nghiệp.

• Bước 2: Người dùng thực hiện Download một tờ khai bất kỳ đã sử dụng chữ ký số cần kiểm tra để ký và nộp với cơ quan thuế.

•  Bước 3: Người dùng mở tờ khai và nhấn vào phần “Ký điện tử” sẽ hiển thị cửa sổ “Danh sách chữ ký điện tử”. Tiếp theo người dùng bấm “Xem chứng thư số” thì thông tin về thời hạn sử dụng chữ ký số sẽ hiển thị. 

5. Kiểm tra hạn chữ ký số qua file có sử dụng chữ ký số để ký

Chữ ký số không chỉ sử dụng để ký các tờ khai điện tử thông qua các ứng dụng kê khai, mà còn có thể ký trên các file Word, Excel. Với những file có sử dụng chữ ký số để ký thì bạn có thể xem được hạn chữ ký số. 

Các bước thực hiện:

• Bước 1: Bạn mở file có chứa chữ ký điện tử mà bạn muốn kiểm tra hạn.
• Bước 2: Bấm vào “File” chọn “Info” rồi bấm “View Signatures”.
• Bước 3: Khi cửa sổ Signature Details hiện ra bạn sẽ thấy được thông tin về hạn chữ ký số.

Những lưu ý khi kiểm tra hạn chữ ký số

Sau đây là một vài lưu ý để bạn kiểm tra chữ ký số dễ dàng và nhanh chóng:

• Bạn nên lựa chọn hình thức đơn giản và phù hợp nhất với bạn để dễ dàng khi kiểm tra hạn chữ ký số. 
• Cần thường xuyên kiểm tra để biết được thời hạn sử dụng chữ ký số còn lại và gia hạn chữ ký số kịp thời.
• Bạn nên ưu tiên lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín và chăm sóc khách hàng chu đáo, thông báo cho khách hàng về thời hạn sử dụng chữ ký số khi sắp đến hạn. Để giúp bạn gia hạn chữ ký số đúng lúc, tránh gián đoạn giao dịch vì hết hạn chữ ký số.

Một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín, bảo mật cao chính là VNPT. Không chỉ cung cấp dịch vụ chữ ký số VNPT-CA (ký số cần USB Token) mà VNPT còn cung cấp dịch vụ chữ ký số VNPT SmartCA (ký số không cần token) mang lại nhiều tiện lợi cho người dùng.

Đồng thời, khi chữ ký số còn thời hạn sử dụng khoảng 6 tháng VNPT sẽ thường xuyên gửi tin nhắn về hạn sử dụng chữ ký số qua email/SMS khách hàng đăng ký để thông báo. Qua đó, khách hàng sẽ chủ động hơn trong việc gia hạn chữ ký số để không bị quá hạn và gián đoạn giao dịch. 

Những rủi ro gặp phải khi chữ ký số hết hạn

Gia hạn chữ ký số kịp thời là điều rất quan trọng. Bạn nên gia hạn khi thời hạn sử dụng chữ ký số trước thời điểm chữ ký số chỉ còn 30 ngày sử dụng. Thời hạn còn lại sẽ vẫn được cộng dồn vào chữ ký số đăng ký mới. Một số rủi ro bạn gặp phải khi không gia hạn chữ ký số kịp thời là: 

• Bị gián đoạn khi muốn thực hiện các giao dịch điện tử: Nếu không có chữ ký số bạn sẽ không thể ký điện tử và gửi tờ khai cho các đơn vị liên quan. Khi đó, doanh nghiệp của bạn có thể sẽ bị các cơ quan quản lý như thuế, bảo hiểm, hải quan phạt vì nộp chậm tờ khai, hợp đồng, hóa đơn điện tử không thể lập đúng hạn. 
• Có thể bị xóa chữ ký số: Nếu chữ ký số hết hạn không được gia hạn hoặc xóa đi để cập nhật chữ ký số mới thì hệ thống sẽ tự động xóa vĩnh viễn chữ ký số đó, khiến doanh nghiệp không thể thực hiện bất kỳ giao dịch nào.

Cách gia hạn chữ ký số nhanh chóng

Có 2 cách để bạn gia hạn chữ ký số nhanh chóng là: 

Cách 1: Liên hệ số Hotline của đơn vị cung cấp dịch vụ

• Bước 1: Bạn liên hệ trực tiếp tới Hotline của đơn vị cung cấp chữ ký số để thông báo về việc gia hạn chữ ký số. 
• Bước 2: Nhân viên sẽ hướng dẫn cách bạn gia hạn chữ ký số.
• Bước 3: Bạn thực hiện một số thủ tục theo hướng dẫn và được gia hạn chữ ký số nhanh chóng. 

Cách 2: Đến trực tiếp chi nhánh giao dịch của đơn vị cung cấp chữ ký số 

• Bước 1: Bạn đến chi nhánh giao dịch gần nhất của đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số. 
• Bước 2: Tại đây, nhân viên sẽ hướng dẫn bạn thực hiện các thủ tục cần thiết trực tiếp.  
• Bước 3: Bạn làm theo hướng dẫn của nhân viên và gia hạn chữ ký số nhanh chóng. Sau đó, bạn sẽ nhận được hợp đồng gia hạn chữ ký số mới. 

Có rất nhiều cách kiểm tra chữ ký số còn hạn không và bạn nên lựa chọn phương pháp đơn giản và thuận tiện nhất cho mình. Kiểm tra hạn chữ ký số sẽ giúp bạn gia hạn kịp thời, tránh được những rủi ro khi quá hạn và gây gián đoạn giao dịch. 

Nếu bạn có vướng mắc trong quá trình kiểm tra hay gia hạn chữ ký số, hãy liên hệ với oneSME qua một trong những cách sau để được hướng dẫn cụ thể:

• Hotline: 0847.136.136
• Website: shop.vnptthanhhoa.vn

 Có thể bạn quan tâm: VNPT Cloud - Bí quyết sinh tồn cho doanh nghiệp trong thế giới “đa đám mây”